Los traductores se suelen preguntar por qué reciben tan pocas respuestas positivas a los presupuestos que envían. El hecho es que la industria de la traducción es altamente competitiva y puede haber cientos de ofertas para un único proyecto de traducción

¿Qué deben hacer los traductores para que su oferta pase la fase de preselección y ser elegidos para un trabajo de traducción?

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Algunos consejos que debes seguir:

• Lee la descripción del proyecto atentamente: ¿reúnes los requisitos? Si no los reúnes, no pierdas tu tiempo ni el del publicador del aviso.
• Escribe una carta de presentación corta y concisa. Ten en cuenta que captará unos pocos segundos de atención en la etapa de preselección. Resume la información importante en el primer párrafo: tu combinación de idiomas, idioma nativo, cualificaciones/experiencia, cantidad aproximada de palabras que traduces por día, tarifas, términos de pago y, si lo tienes, tu sitio web o perfil profesional en línea. Si sientes que hay más información importante que tu posible empleador deba saber, escríbela en el siguiente párrafo. No utilices fuentes o fondos de color que puedan dificultar la lectura.
• Adapta la carta de presentación según los requisitos del trabajo. Si conoces el nombre del gerente de proyecto o la persona que publica el proyecto, úsalo. Asegúrate de escribirlo bien y de usar el tratamiento correspondiente (Sr., Srta., etc.). Si no estás seguro del sexo de la persona porque es un nombre extranjero, tómate el tiempo de averiguarlo. Si el idioma en el que estás escribiendo tiene registro formal e informal, elige el formal.
• ¿El aviso enfatiza un requisito en particular (por ejemplo: país de residencia, experiencia, disponibilidad, software, etc.)? Asegúrate de especificar que reúnes esos requisitos en la carta de presentación, preferentemente en el inicio.
• Sigue las instrucciones del aviso. En ocasiones, se pide a los candidatos que mencionen el número de trabajo, idioma nativo, tarifas o cualquier otra cosa en el asunto del correo electrónico. Verifica que la información que estás colocando es la requerida.
• Antes de enviar tu propuesta, asegúrate de haber incluido todo lo que se pedía: CV, tarifas, muestras de traducciones anteriores, etc. Si no deseas enviar muestras de trabajos anteriores por acuerdos de confidencialidad, una buena opción es tener una traducción preparada de algún texto que elijas o alguna traducción que hayas hecho en la universidad.
• Envía el presupuesto a la persona especificada antes de la fecha límite. Si piden que sea enviado a una dirección en particular, no lo envíes al servicio de respuesta de la plataforma donde publicaron el proyecto.
• Pasa el corrector ortográfico antes de presionar Enviar. ¡No debe haber errores de ortografía!

Hay muchos factores que se tienen en cuenta cuando un gerente de proyecto confía un proyecto a un traductor; el hecho de no haber sido elegido para ese proyecto no significa que no te contactarán en el futuro para otro trabajo. Si te contestan para informarte que no has sido elegido para el proyecto, agradéceles cortésmente por avisarte. Considéralo como una oportunidad para ofrecerte para futuros proyectos y solicita que guarden tu información. Y no te olvides de ofrecer tus servicios nuevamente si has trabajado para el publicador del aviso anteriormente. Recuerda especificar para qué traducción trabajaste en el pasado y resalta tus cualidades para el nuevo proyecto.

Llevar a cabo eficientemente un proyecto de traducción no es sencillo. Hay varios aspectos que los gestores de proyectos deben tener en cuenta para asegurarse de que sus clientes estén satisfechos y que elijan su agencia repetidamente. Se debe comprender todos los requisitos del proyecto desde el comienzo para preveer riesgos o problemas potenciales que podrían resultar en una traducción fallida.

¿Qué aspectos deben considerar los gestores de proyectos de traducción?

Las traducciones exitosas son el resultado de la habilidad y experiencia de los traductores, pero también de una variedad de factores que los gerentes de proyecto tienen que manejar. Las agencias de traducción deben prestar atención a ciertos aspectos que contribuirán a una relación efectiva con sus clientes.

Conoce a tu cliente

¿Por qué quiere tu cliente ese documento traducido y a quién está dirigido?

¿Ha contratado a una agencia o traductor profesional antes? ¿Estuvo satisfecho con los resultados?

Antes de comenzar a trabajar en una traducción, los gerentes de proyecto deben hacer una minuciosa averiguación de las necesidades de los clientes ya que esto le permitirá pensar en todos los profesionales que estarán involucrados en el proyecto (traductores, revisores, especialistas en maquetación, etc.). No se debe enviar un presupuesto antes de ver los archivos que serán traducidos o de saber todos los detalles del proyecto.

Educar al cliente

Los gerentes de proyecto deben instruir a sus clientes ya que muchas veces tiene expectativas irrealistas para sus traducciones: pueden exigir plazos de entrega imposibles de cumplir, una entrega de un archivo con el mismo formato sin proporcionar los archivos originales o un presupuesto exacto sin brindar información de lo que necesitan. También se debe que solicitar el texto final a ser traducido. Si los clientes envían versiones editadas una vez que se ha comenzado la traducción, causarán retrasos innecesarios y un incremento del precio original.

Las expectativas de los clientes deben estar documentadas y confirmadas por escrito, y todos los involucrados en el proyecto deben estar al tanto de ellas. Los gerentes de proyecto tienen que monitorear constantemente el proyecto y asegurarse de que todos estén en la misma sintonía.

Manejo del proceso de revisión del cliente

Una vez que el documento es traducido, tu cliente puede querer hacerlo revisar por alguien de su compañía.

Define quién será responsable de esto: ¿Cuáles son sus estudios? ¿Es especialista en el tema de la traducción o solo una persona que habla el idioma meta? También se debe establecer una fecha límite ya que, de otra forma, podrías recibir un pedido de revisión varios meses después de haber finalizado un proyecto. Por último, tu cliente debería resaltar los cambios, idealmente con las herramientas provistas en Word o PDF.

¿Qué puede comprometer una gestión efectiva de un proyecto de traducción?

La interacción con un cliente puede verse seriamente comprometida cuando alguna de estas situaciones ocurre:

• La información disponible no es suficiente: ya sea porque el cliente no tiene claras sus expectativas o porque no proporciona suficiente información sobre el proyecto, o porque el gerente de proyecto no se comunica fluidamente con su equipo.
• Cambio de texto o fecha de entrega: adicionar o quitar texto de un documento, los retrasos por parte del traductor o las exigencias de adelantar la entrega por parte del cliente.
• Terceros: desde editores hasta diseñadores gráficos, las terceras partes pueden causar retrasos inesperados.
• Falta de liderazgo del cliente o gerente del proyecto.
• Presupuesto inexacto: el gerente de proyecto debe presupuestar correctamente todos los servicios requeridos y debe analizar los archivos minuciosamente. Un error común es pasar por alto imágenes que, al no ser editables, Word no cuenta sus palabras.
• Falta de motivación o actitud negativa del gerente de proyecto.

Gestionar eficientemente un proyecto de traducción no debería ser difícil. Las agencias de traducción deben asegurarse de que sus gerentes de proyecto tengan las aptitudes y el entrenamiento necesarios para finalizar un proyecto de acuerdo a los tiempos y presupuestos acordados y con la más alta calidad.

Los servicios de traducciones son esenciales en el mundo globalizado. Cada día aumenta más el número de traductores que decide dejar sus trabajos en relación de dependencia para comenzar a trabajar como traductores autónomos en sus hogares. Sin embargo, trabajar desde casa no es para cualquiera y debemos tener en cuenta varios aspectos para poder llevar a cabo esta actividad en forma profesional.

Encuentra el espacio adecuado para tu oficina

Encontrar un lugar propicio para nuestra oficina es esencial. Una habitación desocupada es una gran ventaja ya que podemos hacer las transformaciones necesarias como para que se adecue a las necesidades de un traductor autónomo.

Si no cuentas con una habitación vacía, debes encontrar un espacio donde puedas establecer tu oficina. Debe ser un lugar exclusivo para tu trabajo. Por ejemplo, no es una buena decisión usar la mesa de la cocina para trabajar ya que deberás quitar tu computadora y material de trabajo constantemente para poder comer.

También es importante asegurarse de que la oficina idealmente tenga el espacio correcto para tener al alcance todo lo que precises y para poder moverse libremente. Recuerda que pasarás muchas horas en ese espacio y necesitarás estar cómodo.

A pesar de que los traductores autónomos no suelen recibir clientes en sus casas, puede ser ventajoso que la oficina esté localizada cerca de la puerta de entrada. De esta manera, podrás separar tu vida personal de tu vida profesional y evitarás que tus clientes den vueltas por tu casa para llegar a tu oficina.

¿Es demasiado ruidosa?

Por lo general, no tendrás que preocuparte de los ruidos externos. Sin embargo, si vives con otras personas, especialmente niños pequeños, deberás asegurarte de que sepan que tu oficina no es un lugar para jugar. No puedes concentrarte en tu trabajo y producir traducciones de calidad si tus hijos están corriendo alrededor tuyo o si alguien está escuchando música alta en la misma habitación.

Colocar una cortina gruesa o doble vidrio puede ayudar a eliminar los ruidos de la calle.

Elige el mobiliario adecuado

No se trata solo de que tu oficina sea moderna o esté bien decorada. Pasarás largas horas en ella y es fundamental que los muebles que elijas sean cómodos, ergonómicos y que tengan el espacio adecuado para guardar papeles, libros, la computadora y todo el material que necesites.

Claramente, dos de los objetos más importantes en los que necesitarás enfocarte son la silla y el escritorio. Tu escritorio debe ser lo suficientemente grande y debería tener algunos cajones incorporados donde puedas guardar tus documentos. Como un traductor necesita con frecuencia consultar material de referencia, algunos prefieren escritorios en L que permiten tener un área para la computadora, impresora y otros artefactos electrónicos y otra área para papeles o libros.

Con respecto a la silla, debe ser ergonómica, duradera y segura. Tiene que proporcionarte el soporte adecuado para la espalda, los hombros y los brazos, y tienes que poder apoyar los pies en el piso cómodamente. Las sillas con ruedas son una mejor opción que las sillas fijas.

Escritorio ordenado, mente ordenada

Por momentos estarás tan ocupado que olvidarás ordenar tu escritorio. Debes dedicar algunos minutos por día para ordenar esos papeles y notas que ya no usarás pronto.

Para lograr un área de trabajo ordenada, son indispensables los lugares de guardado. Los estantes son una gran inversión y si quieres darle un toque de color a tu oficina, puede optar por cajas de diseño que son una buena elección para guardar todo tipo de objetos que pueden hacer que tu oficina luzca desprolija.

Ten en cuenta la tecnología

Nunca tendrás suficientes tomacorrientes en tu oficina. Tu PC, un fax o escáner, tu celular, una impresora, una lámpara y un equipo de audio para hacer tu trabajo más placentero pueden fácilmente ocupar todos los tomacorrientes disponibles. Contrata un buen electricista para instalar todos los tomacorrientes que necesites e intenta invertir en una impresora, un mouse y un teclado inalámbricos.

Si no quieres que tu oficina esté abarrotada con cables, puedes encontrar soluciones atractivas en negocios para la casa.

Embellece tu oficina

Tu espacio de trabajo no tiene que ser un lugar oscuro y aburrido. Darle vida es sencillo y es algo que realmente deberías hacer para que tu oficina sea un lugar agradable para estar. Coloca plantas, cuelga unos cuadros coloridos en las paredes o invierte en una linda lámpara de escritorio.

Utiliza una línea exclusiva de teléfono

Trabajar desde tu casa implica no tener muchos gastos. Sin embargo, debes considerar definitivamente invertir en algunos servicios como, por ejemplo, una línea exclusiva donde tus clientes puedan contactarte sin que tu hijo, o algún pariente atiendan el teléfono de manera poco profesional.

Aunque tener un teléfono exclusivo para tu negocio parezca una gran inversión, es algo que debes considerar seriamente ya que tendrá un impacto positivo en tu negocio. Puedes contratar una línea con un proveedor de VoIP o Skype, estos servicios utilizan conexión de Internet y pueden ser más baratos que las líneas convencionales.

Si has estado trabajando como traductor freelance por un tiempo, es altamente probable que hayas lidiado con diferentes clientes. Con algunos habrá sido un placer trabajar mientras con otros te habrás replanteado volver a trabajar en una oficina.

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¿Ya has encontrado al cliente ideal? Y lo que es más importante: ¿Existe realmente el cliente ideal?  Puedes preguntar esto a varios traductores y seguramente obtendrás tantas respuestas como profesionales encuestados. Sin embargo, hay ciertas características que comparten todos los clientes ideales.

El cliente con el cual todo traductor probablemente desee trabajar es aquel que te ofrece trabajos en tus áreas de especialización o temas que son de tu interés. Estos clientes ideales tienen un profundo conocimiento de lo que implica traducir. Saben que ser bilingüe no es suficiente; que es necesario conocer el idioma meta en profundidad y que no se traduce “palabra por palabra”. Los clientes ideales son conscientes de que traducir un texto envuelve un trabajo detallado que incluye entender el documento original en su totalidad para, luego, encontrar las palabras justas que transmitan el mensaje del autor. Confían en el trabajo del traductor y en que los cambios de redacción y estructura de una oración no son un capricho sino algo hecho para el beneficio de la traducción.

Cuando los clientes ideales ofrecen un proyecto a un traductor, saben que su documento es uno de los tantos que puede tener el traductor bajo su responsabilidad y, por lo tanto, no esperan que esté listo en tiempos irreales. En cambio, esperan recibir una traducción de excelente calidad y entienden que, en ocasiones excepcionales, pueden ocurrir retrasos inesperados y son lo suficientemente flexibles como para dar al traductor más tiempo para finalizar el trabajo.

Un cliente de traducción ideal sabe que se le debe pagar al traductor por su trabajo y está convencido de que esa es la única manera de asegurarse de la calidad del texto traducido y de que el traductor pueda entrenarse en las habilidades que considera importantes y actualizar el software o equipo con el que trabaja.

Todo traductor quiere trabajar con un cliente que quede tan satisfecho con el documento traducido como para recomendarlo o, inclusive, incluir su nombre en la traducción reconociendo su valiosa contribución.

Cuéntanos cómo es tu cliente ideal. ¿Has tenido la oportunidad de trabajar con un cliente que te ha hecho valorar tu profesión? ¿Cuáles son los pequeños gestos que aprecias más de un cliente?