¿Qué es un archivo PDF?

Si eres un traductor, seguramente algún cliente ya te habrá pedido que traduzcas un documento PDF.

PDF es la sigla en inglés de Portable Document Format (formato de documento portátil). Son archivos fáciles de abrir en diversos dispositivos y con un formato estándar que nos permite compartir documentos creados con diferentes programas, por ej. InDesign, Word o PowerPoint.

Si piensas que simplemente puedes realizar la traducción con un editor de PDF te equivocas. Probablemente tendrás que hacer cambios al formato ya que la traducción tendrá un número de palabras diferente (los textos escritos en español, por ejemplo, suelen ser un 20-30 por ciento más largos que los textos escritos en inglés). Muchos archivos PDF tienen también imágenes, tablas y gráficos con texto que no pueden ser editados o que deben ajustarse para el nuevo tamaño de texto.

¿Tienes que entregar la traducción con el mismo formato que el PDF?

Esta es la primera pregunta que debes hacerte cuando recibes un PDF. Existe la posibilidad de que el cliente no necesite un archivo con un formato idéntico. En algunos casos, solo quieren que se les envíe la traducción en un documento Word y un diseñador de la empresa se encarga del formato del texto traducido. No asumas que deberás encargarte de la maquetación del documento solo porque recibiste un archivo PDF. Averigua primero exactamente lo que necesitan.

Si el cliente quiere que hagas el trabajo de maquetación, debes tener en cuenta lo siguiente:

Descubre cómo se creó el PDF

¿El archivo es un documento simple creado con MS Word o fue creado utilizando un programa de diseño gráfico, como por ejemplo InDesign? ¿Es un documento escaneado? Si fue producido a partir de un archivo Word, la conversión será bastante simple. Para saber qué aplicación se utilizó para crear el PDF, cliquea (en Adobe Acrobat) Archivo> Propiedades> Descripción. El programa utilizado aparecerá en Aplicación (por ej. PowerPoint).

 Elige el mejor método para traducir el PDF

Traducción directa: Si el archivo PDF no es un documento escaneado, es posible traducir directamente en un editor de PDF (como Adobe Acrobat) sobrescribiendo el texto original. Como se mencionó con anterioridad, el número de palabras en la versión traducida será diferente, lo cual significa que tendrás que resolver algunos problemas de formato. Con una traducción directa, esto puede ser un desafío, ya que las opciones de formato son limitadas en los editores de PDF. Esta alternativa es solo válida para archivos con un formato muy simple.

Volver a tipear: Esta es básicamente la única opción para documentos escaneados que no pueden ser convertidos debidamente con un software de OCR. En estos casos, no se puede editar el texto usando un editor de PDF ni se pueden convertir correctamente a un formato editable. Para otros tipos de documentos en los cuales se puede editar el texto, volver a tipearlos es la manera más lenta de traducir un archivo PDF, lo que aumentará significativamente el tiempo que te lleve la traducción.

Programa de OCR: Los programas de OCR (siglas en inglés de Optical Character Recognition [reconocimiento óptico de caracteres]) no son gratuitos, pero son ideales para resolver problemas de formato ya que permiten convertir archivos PDF a documentos editables. Cabe señalar que, en la mayoría de los casos, deberás corregir el formato después de convertir y exportar archivos PDF a Word. Debes aprender los conceptos básicos del software de OCR que utilices. Hay una manera de elegir cómo el software de OCR leerá los bloques. Por ejemplo, puedes elegir que un bloque se lea como una imagen, tabla o texto.

Programas de traducción asistida: Los programas como SDL Trados pueden extraer el texto de un PDF para traducirlo en su interfaz, pero no te ayudará con los problemas de formato.

Copiar o exportar: Los lectores y editores de PDF te permiten copiar el texto al portapapeles o copiar y pegar el texto manualmente. Con las versiones pagas puedes convertir y exportar archivos. Esta opción no es ideal para formatos complejos.

Cómo cobrar una traducción de un archivo PDF

Si te envían un archivo PDF con un formato complejo, pregunta a tu cliente si puede proporcionarte el archivo fuente (el archivo con el que se creó el PDF). Si no es posible y desea que entregues la traducción con un formato idéntico, para calcular el precio debes considerar cuánto tiempo te llevará arreglar el formato del texto traducido y si necesitarás usar un proveedor (como un diseñador gráfico) para hacerlo con éxito. Ten en cuenta que maquetar un documento con formato complejo puede llevarte más tiempo que traducirlo.

Un consejo final

Para aquellos que trabajan con archivos PDF frecuentemente, es recomendable utilizar un editor de PDF como Adobe Acrobat Professional, aunque también hay opciones más baratas, por lo tanto compara precios antes de comprar uno.

Reconocer a un cliente tóxico en la industria de la traducción es bastante simple: hay clientes que te hacen sentir mal, que no te permiten conciliar el sueño y que te hacen sentir pavor por el trabajo que normalmente disfrutas.

Es importante identificar por qué un cliente se ha tornado problemático y saber cómo terminar la relación cuando sea necesario. Los clientes tóxicos suelen tener una (o más) de las características a continuación.

Te falta el respeto

La falta de respeto en un nivel inferior puede ser que un cliente no valore tu trabajo, pero sin causarte demasiados problemas. Puede ser, simplemente, una falta de gratitud o que debas escribirle repetidamente para que te confirme que recibió tu traducción. No sentir que tu trabajo es apreciado puede ser muy frustrante y desmotivador.

En el otro extremo, las agencias de traducción y los traductores independientes a veces se topan con clientes groseros que los maltratan. Cuando se cruza esta línea, es difícil seguir trabajando para ellos.

El término medio es un cliente que te estresa y agobia continuamente. Recuerda que, si necesitas tomarte tiempo para relajarte al final del día debido a la forma en que un cliente te trata, esto prolonga tu jornada laboral.

Cuestiona tu trabajo sin fundamentos

Cuando una compañía contrata a una agencia de traducción o traductor con trayectoria, tiene que existir la confianza. Un cliente que constantemente cuestiona tu trabajo sin fundamentos y piensa que puede obtener un mejor servicio con otro profesional, no valora tu trabajo. Aún peor son los clientes que piden a un empleado bilingüe (sin ninguna experiencia en traducción) que revise tu trabajo y confía en sus correcciones exigiéndote revisiones innecesarias.

No respeta tu tiempo

Tu cliente puede no respetar tu tiempo de muchas maneras diferentes. Puede desconocer cuánto lleva completar una traducción y exigirte tiempos de entrega absurdos. Los clientes, en ocasiones, suponen que si eres un traductor puedes traducir miles de palabras de inmediato. Un cliente puede monopolizar tu tiempo, controlando constantemente lo que estás haciendo, cambiando la tarea a último momento o solicitando cambios continuamente. Si tienes varios clientes y uno de ellos ocupa la mayor parte de tu tiempo en relación con la cantidad de traducciones que realizas para ellos, esto es injusto para ti y tus otros clientes.

No paga a término

Las agencias de traducción y traductores tienen boletas para pagar. Un cliente que no realiza los pagos a tiempo significa que no podrás cumplir con tus compromisos financieros. Esto no es una buena práctica comercial. Las condiciones de pago deben ser aclaradas antes de comenzar a trabajar con un cliente nuevo para evitar problemas.

No paga tarifas justas

Los clientes que pagan tarifas bajas no siempre son malos clientes, algunos simplemente no tienen los medios para pagar más. Es, pues, tu elección trabajar con ellos o no. Después de todo, no se trata solo de dinero. Aceptar pequeños proyectos en un tema que te interese por una remuneración más baja puede ser justo lo que necesitas para mantenerte motivado y con trabajo constante. Sin embargo, si aceptas tarifas más bajas, hazlo sin resentimiento y haz tu trabajo con profesionalismo.

El problema real surge cuando una empresa de alto nivel quiere contratarte y ofrece pagarte tarifas irrisorias. Ese es el momento de decir no, ya que no respetan el conocimiento, el tiempo y el esfuerzo que implica el trabajo de traducción.

Cómo finalizar la relación con tu cliente

La conclusión es que, si te sientes incómodo trabajando para un cliente en particular, entonces es hora de plantearte cómo proceder.

El primer paso es pensar en cómo mejorar la relación comercial. Si tus esfuerzos no surten efecto, entonces debes hacer planes para terminar con tu cliente. Es primordial hacerlo cuidando tu reputación.

Si los problemas comenzaron en el medio de una traducción, termina el proyecto. Dejar los proyectos a medias hará que, indefectiblemente, termines de mala forma y hablará muy mal de tus servicios. Recuerda que tus servicios pueden ser contratados de boca en boca y una ruptura con un cliente puede que no sea la mejor recomendación si dejas una mala imagen. Inclusive, si decides no seguir con un proyecto por razones que no sean extremas y piensas que el trabajo le puede interesar a otro colega, no hay mejor manera de salirse del proyecto que recomendando a alguien que pueda finalizarlo. De esta forma, el cliente sentirá que fuiste profesional y que no dejaste el proyecto inconcluso.

Se piensa que los traductores pueden corregir sus propios textos debido a sus habilidades lingüísticas. Sin embargo, esto no suele ser tan sencillo ya que todos nos tornamos «ciegos» a nuestros propios errores. Sin importa cuántas veces leamos un texto, muchos errores pueden pasar desapercibidos.

Cuál es la mejor manera de corregir nuestros textos

Ya sea que tú u otra persona haga la revisión final, siempre debes asegurarte de que tu traducción esté libre de errores. A continuación, te daremos algunos consejos que te ayudarán a corregir tu propio trabajo.

Toma un descanso

La primera regla para corregir tu propia traducción es tomar un descanso antes de hacerlo. Revisar una traducción apenas la hayas terminado aumentará el riesgo de pasar por alto errores. Debes dejar el texto por un tiempo y retomarlo con la mente fresca.

Formato diferente

Leer la traducción en un formato diferente te ayudará a detectar errores que no ves en la pantalla. Imprimir una copia y corregir con un bolígrafo puede ser una opción, pero cambiar el tamaño, color o fuente de un documento también puede ayudar.

No te fíes de los correctores de ortografía

Los correctores de ortografía detectan los errores de ortografía, pero no destacarán las palabras que hayas utilizado erróneamente por accidente. Por ejemplo, “para” puede convertirse fácilmente en “par” o al tipear rápido puedes escribir “habla” en vez de “hablar”.

Buscar y reemplazar

La función para buscar y reemplazar puede ser una herramienta efectiva para encontrar una variedad de errores. Los traductores suelen cometer los mismos errores repetidamente, o al finalizar una traducción pueden darse cuenta de que eligieron un término incorrecto. Utilizar “buscar y reemplazar” es una buena manera de encontrar tus errores típicos y también chequear si hay dobles espacios o cambiar rápidamente términos.

Lector de pantalla

Utilizar un lector de pantalla que lea en voz alta tu texto es una excelente opción. Los errores que has pasado por alto pueden tornarse evidentes cuando los escuchas con una de estas herramientas.

Señala las palabras

Si decides imprimir tu trabajo y corregirlo en una hoja, simplemente señala las palabras con una lapicera y tendrás una mayor concentración para identificar errores.

Asóciate con otro traductor

Asociarte con un colega para que corrija tus documentos es una manera económica de tener otro par de ojos para lograr una traducción de alta calidad. Pueden llegar a un acuerdo que los beneficie a ambos turnándose para revisar sus documentos.

Resalta los errores en el texto de origen

Como traductor, podrás identificar errores en el texto de origen fácilmente. Saca provecho de tu conocimiento e infórmale a tu cliente los errores que encuentres. Con este detalle, tu cliente puede inclusive ser más comprensivo si, a pesar de tus esfuerzos, pasas por alto algún error en la traducción.

No todas las técnicas que mencionamos funcionan con todos los traductores. La mejor manera es probar algunas hasta que encuentres la que más se adapte a tu forma de trabajar. Corregir tu traducción es una parte esencial de tu trabajo y estos consejos te servirán para lograr una traducción sin errores.