Cómo traducir un archivo PDF

¿Qué es un archivo PDF?

Si eres un traductor, seguramente algún cliente ya te habrá pedido que traduzcas un documento PDF.

PDF es la sigla en inglés de Portable Document Format (formato de documento portátil). Son archivos fáciles de abrir en diversos dispositivos y con un formato estándar que nos permite compartir documentos creados con diferentes programas, por ej. InDesign, Word o PowerPoint.

Si piensas que simplemente puedes realizar la traducción con un editor de PDF te equivocas. Probablemente tendrás que hacer cambios al formato ya que la traducción tendrá un número de palabras diferente (los textos escritos en español, por ejemplo, suelen ser un 20-30 por ciento más largos que los textos escritos en inglés). Muchos archivos PDF tienen también imágenes, tablas y gráficos con texto que no pueden ser editados o que deben ajustarse para el nuevo tamaño de texto.

¿Tienes que entregar la traducción con el mismo formato que el PDF?

Esta es la primera pregunta que debes hacerte cuando recibes un PDF. Existe la posibilidad de que el cliente no necesite un archivo con un formato idéntico. En algunos casos, solo quieren que se les envíe la traducción en un documento Word y un diseñador de la empresa se encarga del formato del texto traducido. No asumas que deberás encargarte de la maquetación del documento solo porque recibiste un archivo PDF. Averigua primero exactamente lo que necesitan.

Si el cliente quiere que hagas el trabajo de maquetación, debes tener en cuenta lo siguiente:

Descubre cómo se creó el PDF

¿El archivo es un documento simple creado con MS Word o fue creado utilizando un programa de diseño gráfico, como por ejemplo InDesign? ¿Es un documento escaneado? Si fue producido a partir de un archivo Word, la conversión será bastante simple. Para saber qué aplicación se utilizó para crear el PDF, cliquea (en Adobe Acrobat) Archivo> Propiedades> Descripción. El programa utilizado aparecerá en Aplicación (por ej. PowerPoint).

 Elige el mejor método para traducir el PDF

Traducción directa: Si el archivo PDF no es un documento escaneado, es posible traducir directamente en un editor de PDF (como Adobe Acrobat) sobrescribiendo el texto original. Como se mencionó con anterioridad, el número de palabras en la versión traducida será diferente, lo cual significa que tendrás que resolver algunos problemas de formato. Con una traducción directa, esto puede ser un desafío, ya que las opciones de formato son limitadas en los editores de PDF. Esta alternativa es solo válida para archivos con un formato muy simple.

Volver a tipear: Esta es básicamente la única opción para documentos escaneados que no pueden ser convertidos debidamente con un software de OCR. En estos casos, no se puede editar el texto usando un editor de PDF ni se pueden convertir correctamente a un formato editable. Para otros tipos de documentos en los cuales se puede editar el texto, volver a tipearlos es la manera más lenta de traducir un archivo PDF, lo que aumentará significativamente el tiempo que te lleve la traducción.

Programa de OCR: Los programas de OCR (siglas en inglés de Optical Character Recognition [reconocimiento óptico de caracteres]) no son gratuitos, pero son ideales para resolver problemas de formato ya que permiten convertir archivos PDF a documentos editables. Cabe señalar que, en la mayoría de los casos, deberás corregir el formato después de convertir y exportar archivos PDF a Word. Debes aprender los conceptos básicos del software de OCR que utilices. Hay una manera de elegir cómo el software de OCR leerá los bloques. Por ejemplo, puedes elegir que un bloque se lea como una imagen, tabla o texto.

Programas de traducción asistida: Los programas como SDL Trados pueden extraer el texto de un PDF para traducirlo en su interfaz, pero no te ayudará con los problemas de formato.

Copiar o exportar: Los lectores y editores de PDF te permiten copiar el texto al portapapeles o copiar y pegar el texto manualmente. Con las versiones pagas puedes convertir y exportar archivos. Esta opción no es ideal para formatos complejos.

Cómo cobrar una traducción de un archivo PDF

Si te envían un archivo PDF con un formato complejo, pregunta a tu cliente si puede proporcionarte el archivo fuente (el archivo con el que se creó el PDF). Si no es posible y desea que entregues la traducción con un formato idéntico, para calcular el precio debes considerar cuánto tiempo te llevará arreglar el formato del texto traducido y si necesitarás usar un proveedor (como un diseñador gráfico) para hacerlo con éxito. Ten en cuenta que maquetar un documento con formato complejo puede llevarte más tiempo que traducirlo.

Un consejo final

Para aquellos que trabajan con archivos PDF frecuentemente, es recomendable utilizar un editor de PDF como Adobe Acrobat Professional, aunque también hay opciones más baratas, por lo tanto compara precios antes de comprar uno.